Spędzasz długie godziny nad skrzynką e-mail? Zaczynasz dzień od odpowiadania na maile, przez cały dzień na nie odpisujesz i nawet jeszcze wieczorem nadrabiasz kolejne wiadomości na telefonie? Jeśli chcesz nieco uwolnić się od nadmiaru maili, przeczytaj ten artykuł. Dzielimy się w nim sprawdzonymi wskazówkami – już wdrożenie 3 z nich wyraźnie pomoże Ci oszczędzić czas, który poświęcasz na pisanie i czytanie poczty e-mail.
Statystyki zebrane przez home.pl wskazują, że niektórzy przedsiębiorcy w ciągu 1 dnia roboczego wysyłają i odbierają nawet 100 maili. To ogromna liczba! Jeśli masz wrażenie, że spędzasz całe dnie z mailami – być może właśnie dlatego, że dostajesz ich i wysyłasz zbyt wiele.
Sprawdź nasze porady – dzięki nim przyspieszysz i ułatwisz sobie pracę.
1. Zrób porządek w mailach – czyli archiwizuj 😉
Jeśli wszystko trzymasz w swojej poczcie e-mail, traktując ją jak szufladę na dokumenty, nic dziwnego, że ogarnięcie jej zajmuje Ci dużo czasu. Zacznij więc od porządków i zaprowadzenia słynnego inbox zero.
Możesz w tym celu podzielić wiadomości na foldery, np. związane z konkretnymi projektami / klientami.
A przede wszystkim: stwórz folder Archiwum. W ten sposób zyskujesz miejsce, do którego możesz odkładać maile, których w danym momencie nie potrzebujesz w swojej skrzynce odbiorczej, a jednocześnie nie tracić do nich dostępu. W razie potrzeby z łatwością znajdziesz każdą wiadomość za pomocą funkcji wyszukiwania w swoim programie pocztowym.
No i pamiętaj, że dzięki funkcji Archiwizuj możesz zaprowadzić inbox zero w swojej skrzynce dosłownie w kilka sekund*. 😉
2. Stosuj zasadę ADO
ADO to skrót, który możesz rozwinąć jako: Archiwizuj, Działaj, Odłóż (po angielsku FAD: File, Act, Defer).
Zasadę FAD / ADO opisał w swoim artykule Marshall Hughes. To metoda, która pomoże Ci sprawnie uporać się z zawartością Twojej skrzynki e-mail.
Zgodnie z tą zasadą, maile, które masz w skrzynce, możesz podzielić na 3 kategorie:
📁 Archiwizuj – maile, z którymi nie musisz nic robić w tej chwili i najpewniej nic nie będziesz musiał robić w przyszłości. Po co Ci taki mail w skrzynce? Przenieś go od razu do archiwum. Jeśli niespodziewanie okaże się potrzebny, z łatwością go znajdziesz. Nie wmawiaj sobie, że koniecznie musisz trzymać w skrzynce odbiorczej ponad 200 maili, bo skoro nic z nimi nie zrobiłeś do tej pory, to raczej nic nie zrobisz w przyszłości.
🎯 Działaj – to maile, w których masz konkretne zadania do wykonania. Jeśli zadanie zajmie nie więcej niż 2 minuty, wykonaj je od razu, a następnie przenieś maila do archiwum. Jeśli zadanie jest bardziej czasochłonne, zastanów się, czy naprawdę musisz i zamierzasz się nim zajmować. Jeśli tak – przejdź do kolejnego kroku (Odłóż). Jeśli nie, od razu archiwizuj maila.
⏳ Odłóż – zapisz zadanie na liście zadań do wykonania w konkretnym dniu i o konkretnej godzinie. Ustaw sobie przypomnienie, a następnie archiwizuj tego maila. Zanim odroczysz zadanie, zastanów się, czy na pewno musisz i zamierzasz je wykonać w przyszłości. Jeśli nie – archiwizuj tego maila od razu.
Tę taktykę powtarzaj każdego dnia, dla każdego maila, którego otrzymujesz.
3. Ustal godziny pracy z pocztą e-mail
Czy odpisywanie na każdego maila natychmiast sprawia, że dostajesz mniej maili? Najprawdopodobniej wręcz przeciwnie. Ciągłe siedzenie na mailu i reagowanie na każde powiadomienie bardzo źle wpływa również na Twoją koncentrację i to, jak wykonujesz swoje zadania.
Właśnie dlatego, jeśli chcesz oszczędzić czas, który poświęcasz na maile, musisz ustalić konkretne zasady (dla siebie i otoczenia). Przede wszystkim, określ stałe godziny, w których sprawdzasz maila. Niech to będzie na przykład południe i 30 minut przed zakończeniem pracy. Wybierz czas, w którym naturalnie Twoja energia spada – maile wymagają jej znacznie mniej niż kreatywna praca.
Postaraj się też unikać zaczynania pracy od sprawdzania maili – znacznie lepiej się sprawdzi zajęcie się najpierw konkretnym zadaniem, które przynosi wyraźny progres w Twojej pracy. Dzięki temu wykorzystasz poranną energię na zrobienie najważniejszych rzeczy, a dopiero w momencie jej spadku zajmiesz się reagowaniem na wiadomości.
W miarę możliwości ustaw autoresponder, który informuje o tym, że otrzymałeś wiadomość i kiedy można się spodziewać Twojej odpowiedzi na maila.
4. Wyłącz powiadomienia z poczty na komputerze i na telefonie
Chcesz uniknąć przerywania zadań i zaglądania na maila po każdym powiadomieniu? Wyłącz je. Tak po prostu. Wyłącz dźwięk, powiadomienia na pulpicie i powiadomienia push. Od razu lepiej, prawda?
5. Ustaw reguły / filtry
Jeśli regularnie dostajesz maile, których nie musisz sprawdzać natychmiast (np. raporty, automatyczne powiadomienia), możesz ustawić specjalny folder, do którego je wrzucasz i regułę / filtr, która będzie te maile kierować tam automatycznie. To bardzo dobry sposób na uporządkowanie newsletterów i subskrypcji! Pamiętaj jedynie, żeby wyrobić sobie nawyk zaglądania do tych folderów raz na jakiś czas.
6. Zrezygnuj ze zbędnych subskrypcji
Jeszcze lepszym sposobem na uporządkowanie maili jest po prostu wypisanie się z subskrypcji i newsletterów, których i tak już nie potrzebujesz. Zostaw tylko te, które faktycznie czytasz.
Jeśli i tak nie masz w pracy czasu na czytanie takich cyklicznych wiadomości, wypisz się z nich na służbowym mailu. Możesz za to stworzyć sobie specjalny adres e-mail tylko dla newsletterów, do którego będziesz zaglądać wtedy, kiedy masz na to czas.
7. Wysyłaj mniej maili
Im więcej maili wyślesz, tym więcej ich dostaniesz. Tak to właśnie działa. Dlatego jeśli tylko masz możliwość załatwić sprawę w inny sposób (spotkanie, telefon), postaraj się użyć innego narzędzia. Czasami 5-minutowe spotkanie lub rozmowa potrafi oszczędzić Ci wymiany 10 maili.
Jak ocenić, czy warto odpisywać na maila? Sprawdź na tej grafice:
8. Ustaw odpowiednią stopkę e-mail
Po co pisać zakończenie maila ręcznie, skoro program pocztowy może je za Ciebie zapamiętać i dodawać automatycznie? Samo wpisanie słowa Pozdrawiam zajmuje Ci 5 sekund. Znacznie łatwiej jest umieścić to grzecznościowe pożegnanie + inne stałe elementy maila w automatycznej stopce i oszczędzić czas.
Tutaj przeczytasz więcej o tym, jak ustawić podpis e-mail w programach Microsoft Outlook i Thunderbird
9. Używaj chatu GPT do pisania maili
Nie wiesz, jak odpowiedzieć na daną wiadomość? Dostałeś trudnego, nieprzyjemnego maila, na którego nie możesz odpowiedzieć odruchowo, w emocjach, tylko musisz przemyśleć swoją odpowiedź? Zapewne stracisz na to sporo czasu.
Co możesz zrobić w takiej sytuacji? Poprosić o pomoc chat GPT! To świetne narzędzie do tworzenia uprzejmych i cierpliwych odpowiedzi nawet na bardzo trudne maile. Oto przykładowe polecenie, którego możesz użyć:
Opracuj odpowiedź na poniższy e-mail, uwzględniając podane informacje i punkty:
[przykładowa treść maila]
[przykładowe informacje, które chcesz umieścić w swojej odpowiedzi]
[przykładowe punkty, które chcesz umieścić w swojej odpowiedzi]
Zwracaj się [na Pan / Pani Agnieszko / Panie Łukaszu]
Zależy mi na odpowiedzi, która będzie uprzejma, klarowna i skuteczna w komunikacji z [klientem / współpracownikiem / szefem]
Uzupełnij informacje w kwadratowych nawiasach, wygeneruj odpowiedź, a następnie dopracuj ją swoim językiem. I gotowe – możesz wysyłać.
10. Stwórz gotowe szablony maili, z których korzystasz najczęściej
A teraz trik, którego wdrożenie trochę potrwa, ale opłaca się – bo ostatecznie pomoże Ci oszczędzić jeszcze więcej czasu.
Rozpisz sobie, jakie maile wysyłasz najczęściej i opracuj ich szablony.
To mogą być powtarzalne wiadomości, w których odpowiadasz na pytania dotyczące wyceny lub wysyłasz klientowi fakturę do opłacenia. Czy musisz takie wiadomości za każdym razem pisać ręcznie? Nie. Opracuj gotowe szablony, przechowuj je w stałym miejscu i korzystaj z nich za każdym razem, kiedy musisz wysłać daną wiadomość. Wystarczy jedynie, że spersonalizujesz je pod konkretną osobę, dodając bezpośrednie zwroty (np. Pani Agnieszko, Panie Łukaszu).
Możesz sobie dodatkowo przyspieszyć korzystanie z szablonów, podpinając je w swoim kliencie e-mail… jako podpisy! W takiej sytuacji podpis to nie tylko stopka e-mail z Pozdrawiam Imię i Nazwisko Nazwa firmy, ale także z konkretną treścią. Pamiętaj jedynie, aby nazwać podpis tak, żeby łatwo go znaleźć – np. Podpis faktura, Podpis wycena.
Jeśli nie chcesz pisać treści szablonów maili samodzielnie, też możesz zlecić to zadanie: copywriterowi lub chatowi GPT. 😉
Konkretną instrukcję, jak zmienić podpis e-mail w swoim programie pocztowym znajdziesz w naszym artykule: Jak zmienić podpis w mailu? Ustaw profesjonalną firmową stopkę w Microsoft Outlook i Thunderbird
To już wszystkie sposoby na to, jak skrócić czas, który poświęcasz na pisanie maili. Pamiętaj, że nie musisz wdrażać ich wszystkich. Wystarczy, że zastosujesz choćby 3 z nich – dość szybko zobaczysz efekty. I wreszcie maile przestaną Ci zajmować całe dnie. To od której wskazówki zaczniesz?
Potrzebujesz sprawniej działającej poczty e-mail? Porozmawiajmy o migracji poczty w Twojej firmie!
Możemy porozmawiać z nami także o dostawie sprzętu komputerowego, budowie serwerowni lub obsłudze informatycznej w Częstochowie i okolicach.
*Wystarczy, że zarchiwizujesz od razu całą zawartość swojej przepełnionej skrzynki. 😉