Jesteś w stanie wyobrazić sobie pracę bez pakietu biurowego? Wymiana plików, wysyłanie wiadomości czy obsługa dokumentów nie byłyby możliwe bez odpowiedniego oprogramowania. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie pakiety biurowe są dostępne na rynku i które z nich najlepiej się sprawdzają w firmach i instytucjach.
Dlaczego potrzebujesz pakietu biurowego w swojej firmie?
Jeśli chcesz komunikować się z klientami za pomocą maili, obsługiwać pliki tekstowe czy też arkusze kalkulacyjne, odpowiedź jest jasna: będzie Ci potrzebny pakiet biurowy. Niezależnie od wielkości Twojej firmy trudno sobie wyobrazić codzienną pracę bez edytora treści, arkusza kalkulacyjnego i klienta poczty e-mail, a często także rozwiązań online, w chmurze, które umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca.
Jak wybrać odpowiedni pakiet biurowy dla swojej firmy?
W tej chwili na rynku znajdziesz bardzo wiele pakietów. Do wyboru masz różne opcje:
- płatne pakiety biurowe:
- rozwiązania online w chmurze: Microsoft 365, Google Workspace
- tradycyjny desktopowy pakiet Microsoft Office
- bezpłatne pakiety biurowe:
- najbardziej popularne: Libre Office, Appache Open Office
- mniej popularne: WPS Office, Soft Maker FreeOffice
Zanim wybierzesz pakiet biurowy, zastanów się nad kilkoma kwestiami.
Jakie funkcje pakietu są dla Ciebie najważniejsze?
Przed podjęciem decyzji warto zastanowić się, jakie funkcje będą dla Ciebie najbardziej przydatne. Czy potrzebujesz przede wszystkim narzędzi do edycji tekstów i arkuszy kalkulacyjnych, czy też interesuje Cię także możliwość współpracy online, umawiania spotkań i przechowywania plików w chmurze?
Czy zależy Ci na możliwości organizowania spotkań online i łatwej wymianie plików?
Jeśli jest Ci potrzebny wyłącznie edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji i klient e-mail, może Ci wystarczyć wersja desktopowa. W niej każdy pracownik ma licencję na swoim komputerze na używanie pakietu i może swobodnie korzystać z aplikacji takich jak Microsoft Word, Excel, Powerpoint czy Outlook.
Jeśli jednak potrzebujesz bardziej zaawansowanych możliwości współpracy i komunikacji, wymiany informacji oraz przechowywania danych w chmurze, rozważ wersję Microsoft 365, wzbogaconą o takie aplikacje, jak Teams, One Drive i Sharepoint które ułatwiają współpracę, przechowywanie i wymianę plikami.
Dlaczego lepiej zainwestować w płatny pakiet biurowy dla firmy?
Być może zastanawiasz się, czy jest sens płacić za pakiet biurowy, skoro możesz z łatwością znaleźć także zupełnie darmowe rozwiązanie? Z naszego doświadczenia wynika, że w przypadku firm znacznie lepszą opcją są płatne pakiety biurowe.
Wynika to choćby z tego, że takie płatne narzędzia dzięki regularnym aktualizacjom są dużo bardziej bezpieczne i zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi dla firm (np. RODO) oraz mają lepsze wsparcie techniczne. Dają Ci też więcej możliwości. W efekcie, praca na płatnym pakiecie biurowym jest sprawniejsza, wydajniejsza i przyjemniejsza.
Poza tym – pamiętaj, że w większości firm standardem są pakiety biurowe Microsoft Office. Kiedy Twój kontrahent korzysta z pakietu Microsoft Office, a Twoi pracownicy z bezpłatnego Open Office, dość szybko napotkacie problemy już na etapie wymiany plików tekstowych (np. formaty mogą nie być zgodne i dokumenty opracowane w Open Office otwarte w Wordzie będą się brzydko rozjeżdżać).
Które pakiety biurowe są warte uwagi?
Czas na krótki przegląd płatnych pakietów biurowych, które najlepiej sprawdzają się w firmach i instytucjach.
- Microsoft Office: to znany i ceniony przez przedsiębiorców pakiet biurowy oferujący szeroki zakres narzędzi do pracy, takich jak Word, Excel i PowerPoint. Idealne rozwiązanie dla firm, które cenią sobie niezawodność i pełną funkcjonalność. Płacisz raz za licencję dożywotnią (ale po kilku latach wsparcie i aktualizacje dla takiego pakietu może się zakończyć i warto wtedy wykupić kolejną licencję na nowszą wersję pakietu).
- Microsoft 365: rozbudowana wersja pakietu Office, która dodatkowo oferuje Ci możliwość pracy w chmurze, współpracy online, zaawansowane narzędzia do zarządzania firmą (np. Sharepoint, Yammer), dostęp do aplikacji online, stałe aktualizacje i wsparcie techniczne. Microsoft 365 to pakiet płatny w ramach subskrypcji (z miesięcznym lub rocznym fakturowaniem).
- Google Workspace: alternatywa dla pakietów Microsoft, oferująca podobne funkcjonalności, ale oparta na chmurze Google. Zapewnia łatwą współpracę online oraz integrację z innymi narzędziami Google.
I jeśli mielibyśmy na koniec odpowiedzieć na pytanie, który płatny pakiet biurowy warto wybrać do firmy, z naszej strony odpowiedź jest prosta: Microsoft 365.
Powodów jest kilka. Przede wszystkim Microsoft 365 ma bardziej zaawansowane i rozbudowane funkcje (zwłaszcza w arkuszach kalkulacyjnych).
Jest też standardem w wielu firmach, co ułatwia współpracę ze współpracownikami, zespołami, klientami i partnerami biznesowymi – możesz się z nimi łatwo spotykać w aplikacji Teams, wymieniać plikami za pomocą One Drive (bez konieczności konwertowania ich czy martwienia się, że nie wszystkie funkcje zadziałają), zbudować forum firmowe (Yammer), a nawet tworzyć grupy mailingowe w firmie (np. dla różnych działów).
Do tego w Microsoft 365 zyskujesz:
- stałe aktualizacje (większe bezpieczeństwo i zgodność np. z RODO),
- dostęp do najnowszych wersji narzędzi,
- bezpośrednie wsparcie ze strony Microsoftu.
W Microsoft 365 masz do wyboru różne pakiety, w zależności od tego, jakich narzędzi potrzebujesz w swojej firmie.
Podsumowanie: jaki pakiet biurowy wybrać dla firmy lub instytucji?
Wybór odpowiedniego pakietu biurowego to ważna decyzja. Od tego narzędzia zależy efektywność pracy w Twojej firmie i jakość współpracy z klientami / partnerami / podwykonawcami. Zanim zdecydujesz, zastanów się, jakie funkcje i programy będą Ci potrzebne. I koniecznie pamiętaj, żeby wziąć pod uwagę przede wszystkim płatne pakiety biurowe – to najlepsze i najbardziej bezpieczne rozwiązanie dla firm oraz instytucji.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych porad dotyczących wyboru pakietu biurowego dla Twojej firmy, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia informatycznego. Jesteśmy tu, aby Ci pomóc!
Potrzebujesz wdrożenia pakietu biurowego w firmie? Skontaktuj się z nami!
Możesz porozmawiać z nami także o migracji poczty, dostawie sprzętu komputerowego, budowie serwerowni lub obsłudze informatycznej w Częstochowie i okolicach.